Eu já participei de mais 250 assembleias em condomínios dos mais variados tipos, com um público bem diversificado, que vai do condômino mais calmo ao mais agressivo. Enfrentei tempos desafiadores, como esse que estamos vivendo em 2020/2021, em função da pandemia do novo coronavírus, que nos obrigou a desenvolver ferramentas e técnicas para realização de assembleias online.
Escrevi este post como se estivesse escrevendo um e-mail direto a um síndico que está ansioso para receber instruções para organizar uma assembleia. Você vai perceber pela maneira direta com que transmito as mensagens!
Já vou começar confidenciando uma coisa, existem assembleias que tem tudo pra dar certo, mas por serem mal conduzidas levam os planos do síndico por água abaixo. Assim como existem assembleias com pauta polêmica, em que o síndico acha que vai dar tudo errado e, no fim das contas, graças ao trabalho estratégico de preparação e boa condução, dá tudo certo!
Vou compartilhar com você um roteiro que tem dado muito certo na minha carreira. Acredito que se você conseguir erguer todos os pilares que eu vou elencar adiante, a chance de você obter êxito na assembleia do seu condomínio vai ser enorme.
Antes de começar eu preciso ser muito sincero com você em relação a um assunto! Se você é um síndico que cometeu irregularidades, foi antipático com a massa condominial, não foi transparente com as finanças do condomínio ou cometeu outros deslizes ao longo da gestão, saiba que não há fórmula mágica para escapar ileso das críticas em assembleias gerais. Apesar de não ser algo fácil, esteja psicologicamente preparado para lidar com essa situação e não se acovarde.
Feita essa observação, vamos ao que importa:
Pilar nº 1 – Convocação:
Muitos acreditam que o segredo do sucesso de uma assembleia começa nos preparativos pré-assembleia, mas na realidade o sucesso começa na elaboração do edital.
Evite uma pauta muito extensa, os condôminos começam a se irritar logo ao perceberem que existem inúmeros assuntos a serem discutidos;
Se o item não será matéria de deliberação ele não tem que estar na pauta. Se a sua ideia é apenas informar algo, faça isso em assuntos diversos.
Cuidado com o prazo mínimo para convocação. Eu nem vou entrar no mérito da possibilidade de impugnação da assembleia por convocação fora do prazo, mas quero chamar sua atenção que logo de cara, alguém vai criticar a forma de convocação. Faça sempre com a maior antecedência possível;
Seja inteligente na hora de ordenar os itens no edital. Exemplo: Se a proposta de aumento da taxa, no item 1, pode criar um climão ruim para o item 2, que é a eleição do síndico, porque não inverter?
Não vá esquecer de colocar na pauta itens obrigatórios, hem? (aprovação de contas, aprovação de orçamento ou algo deliberado em assembleia anterior). Já pensou que prato cheio pra oposição?
Pilar nº 2 – Preparação:
Convide os condôminos que você tem mais afinidade para participar da assembleia. Estar cercado de apoiadores vai de dar mais segurança e, quando a coisa apertar, acredite, eles vão conter a oposição voraz que vai tentar de acuar.
Faça o mesmo com condôminos que você não tem aproximação, mas que você sabe que apoia a sua gestão. Aliás, é uma boa oportunidade pra se aproximar dessas pessoas, né?;
Prepare alguém de sua confiança para presidir a mesa. Se ele será ou não o Presidente, depende de votação, mas já pensou ter um opositor conduzindo os trabalhos na reunião? Vai ser horrível e ele pode até propor inversão da pauta que você preparou no pilar nº 1.
Reflita sobre a pauta e separe todas (eu disse todas) as informações possíveis e que eventualmente podem ser levantadas durante a assembleia. Se questionado você terá a informação na ponta da língua e isso demonstra preparo e organização!
Seja esperto. Na preparação da apresentação, coloque de forma antecipada informações relevantes aos condôminos, a exemplo do nº de funcionários, saldos em conta, percentual da inadimplência, como está a situação de cobrança dos atuais devedores e tudo mais que você considere importante. Isso vai evitar perguntas desnecessárias que podem desviar o foco para temas que podem te atrapalhar;
Falando em apresentação, cuidado com ela. Não é legal exagerar no nº de slides, as pessoas gostam de objetividade. Nada de ficar enfeitando, foque nas informações úteis e relevantes.
Pilar nº 3 – Condução:
Selecione bem quem vai conduzir a apresentação para não botar tudo a perder. Recomendo que o condutor, que pode ser o próprio o síndico, possua as seguintes características e habilidades:
Boa dicção e firmeza nas palavras;
Que seja firme na condução para não permitir que a pauta seja desrespeitada;
Que tenha conhecimento pleno dos assuntos do condomínio;
Que seja ágil e inteligente para sair de algumas armadilhas em forma de pergunta;
Que seja extrovertido e respeitoso para ir quebrando o gelo no decorrer da reunião, o que torna o clima amistoso e agradável;
Que esteja absolutamente alinhado com a estratégia da apresentação.
Não fuja das perguntas e, se tiver que responder a algo em que você sabe que deixou a desejar, seja honesto e assuma suas falhas. As pessoas sabem que o síndico está sujeito a erros, o que elas não admitem é que você tente escondê-los.
Essas dicas sempre fizeram diferença no meu trabalho e eu acredito muito que elas podem ajudar você a organizar uma assembleia promissora!
Se o resultado não vier, seja honesto com você mesmo e reflita sobre erros que você possa ter cometido ao longo da gestão.
Grave pra nunca esquecer. 50% do sucesso de uma assembleia está na preparação, incluindo a convocação. Os outros 50% dependem da maneira como ela será conduzida!
Conte sempre com as orientações da Staff. Dúvidas deixe nos comentários abaixo!
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